Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych z kart uczestnika jest Warszawskie Centrum Aikido Rafał Jaroszewski — dojo aikido w Pruszkowie, prowadzące zajęcia w Szkole Podstawowej nr 1 im. Józefa Piłsudskiego przy ul. Topolowej 10.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz się z nami skontaktować pisemnie na powyższy adres, mailowo albo telefonicznie. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — sprawy dotyczące danych prowadzi bezpośrednio administrator.

2. Jakie dane zbieramy, po co i na jakiej podstawie

Zbieramy dane z karty uczestnika, którą wypełniasz przed pierwszymi zajęciami: imię i nazwisko, datę urodzenia, telefon i e-mail (w przypadku dzieci i młodzieży — rodzica lub opiekuna prawnego), stopień aikido oraz dane potrzebne do rozliczenia składek, wyjazdów i obozów. Jeśli chcesz, możesz podać informacje o stanie zdrowia istotne dla bezpieczeństwa na macie.

• Prowadzenie zajęć i kontakt organizacyjny — odwołany trening, zmiana godziny, sprawy grupy, kontakt z rodzicem w sprawach dziecka. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o udział w zajęciach) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes — możliwość szybkiego kontaktu, także w razie wypadku na treningu).
• Bezpieczeństwo na macie — informacje o stanie zdrowia to szczególna kategoria danych, więc przetwarzamy je wyłącznie na podstawie Twojej wyraźnej zgody: art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
• Egzaminy na stopnie — zgłoszenie do egzaminu i rejestracja zdanego stopnia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wyjazdy, obozy i zajęcia dodatkowe — staże, seminaria, kolonie i obozy treningowe: zapisy, listy uczestników, sprawy organizacyjne. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Rabaty i informacje o ofercie dojo — zniżki w składkach, informowanie o stażach, obozach i wydarzeniach dojo. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — dopasowanie oferty i informowanie osób już z nami trenujących), a dla informacji handlowych wysyłanych mailem lub SMS-em dodatkowo Twoja zgoda: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Rozliczenia i księgowość — składki, wpłaty za wyjazdy, rachunki i faktury. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości).

Nie profilujemy nikogo i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób automatyczny.

3. Komu przekazujemy dane

Jeśli zdajesz egzamin na stopień, przekazujemy dane potrzebne do jego przeprowadzenia i zarejestrowania do Warszawskiego Centrum Aikido — jesteśmy jego częścią, a stopnie prowadzi klub macierzysty. Zakres jest ograniczony do tego, co niezbędne: imię i nazwisko, data urodzenia, dotychczasowy stopień oraz data i wynik egzaminu.

Warszawskie Centrum Aikido staje się wtedy odrębnym administratorem przekazanych danych i informuje o ich przetwarzaniu w swojej polityce prywatności.

Poza tym odbiorcami danych mogą być podmioty, które współpracują z nami przy celach opisanych w punkcie 2: organizatorzy wyjazdów, obozów, staży i imprez sportowych, biuro rachunkowe i podmioty obsługujące płatności, dostawcy poczty elektronicznej i narzędzi do przechowywania dokumentów, dostawca hostingu tej strony oraz usługodawcy reklamowi i marketingowi — w zakresie, w jakim informujemy o zajęciach i wydarzeniach dojo. Nie sprzedajemy danych nikomu.

Korzystamy z narzędzi Google i Meta (Facebook), więc w zakresie niezbędnym do celów z punktu 2 Twoje dane mogą trafić poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazujemy je wyłącznie podmiotom, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Możesz poprosić nas o kopię tych zabezpieczeń.

4. Jak długo przechowujemy dane

Kartę uczestnika przechowujemy przez czas uczestnictwa w zajęciach, a potem przez okres przedawnienia roszczeń związanych z udziałem w treningach. Potem ją niszczymy.

Dane o zdanych stopniach przechowujemy bezterminowo — stopień aikido jest trwały i jego historia musi zostać odtwarzalna.

Dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Tego wymagają przepisy i nie możemy tego okresu skrócić.

Dane przetwarzane na podstawie zgody — informacje o zdrowiu, wizerunek, informacje handlowe — przechowujemy do czasu cofnięcia zgody.

5. Twoje prawa

W stosunku do swoich danych masz prawo:

• dostępu do nich i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie — w tym wobec informowania Cię o ofercie dojo,
• przenoszenia danych,
• cofnięcia zgody w każdej chwili — cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy z danymi przed jego otrzymaniem.

Żeby skorzystać z dowolnego z tych praw, wystarczy napisać na rafal.jaroszewski@aikido.pruszkow.pl. Nie trzeba żadnego formularza ani uzasadnienia.

Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Nie masz ustawowego obowiązku podania nam danych, choć w niektórych sprawach — na przykład przy rozliczeniach — obowiązek ten wynika z przepisów szczególnych. Podanie danych z karty uczestnika jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy przyjąć nikogo na zajęcia: nie mielibyśmy jak skontaktować się z uczestnikiem ani z rodzicem w razie wypadku na macie.

Podanie informacji o stanie zdrowia jest w pełni dobrowolne i odmowa nie zamyka drogi na matę. Tak samo dobrowolna jest zgoda na wizerunek i na informacje o ofercie — nie warunkują udziału w zajęciach.

7. Dzieci i młodzież

Kartę uczestnika osoby niepełnoletniej wypełnia rodzic lub opiekun prawny i to on podaje swoje dane kontaktowe. On też wykonuje w imieniu dziecka prawa opisane w punkcie 5 — w tym prawo wglądu w dane i prawo do ich usunięcia.

8. Zdjęcia z treningów

Na tej stronie i na profilu na Facebooku publikujemy zdjęcia z treningów, na których widać uczestników. Robimy to wyłącznie za zgodą — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 81 prawa autorskiego. W przypadku dzieci i młodzieży zgodę wyraża rodzic lub opiekun prawny.

Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili — napisz do nas, a zdjęcie zdejmiemy. Jeśli jesteś na którymś ze zdjęć i nie chcesz tam być, wystarczy jedna wiadomość, bez tłumaczenia się.

9. Ta strona internetowa

Sama ta strona nie zbiera o Tobie żadnych danych:

• nie ma na niej formularzy — kontakt to telefon, e-mail i Facebook,
• nie używamy plików cookies,
• nie ma tu analityki ani narzędzi śledzących,
• wszystkie pliki — fonty, zdjęcia, mapa dojazdu — leżą na naszym serwerze. Otwarcie strony nie wysyła Twojej przeglądarki do żadnego zewnętrznego serwisu.

Narzędzia Google i Facebooka, o których mowa w punkcie 3, wykorzystujemy poza tą stroną — do poczty, dokumentów i profilu dojo. Nie są w nią wbudowane i nie widzą Twojej wizyty tutaj. Wyjątkiem są linki, które klikasz świadomie — Facebook i Google Maps; po kliknięciu obowiązują zasady tych serwisów, nie nasze.

Serwer, na którym stoi strona, zapisuje standardowe logi dostępu: adres IP, datę, adres otwartej strony i typ przeglądarki. Służą wyłącznie utrzymaniu i bezpieczeństwu serwera, a podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Wróć na stronę główną